資料作りを押し付けられるが、生成AIで楽に

コンピューターが少し得意なだけで、資料作成を任される人は多いのではないでしょうか。「君が作ったほうが早いし、見やすい」とか、「データの集計方法がわからないからやってほしい」といった理由で、資料作りが押し付けられることもあります。

私は、忙しい時に一度資料の作成を断ったことがあります。その結果、どうなったと思いますか？なんと、手書きの資料が会議に出てきたんです。普段はパソコンで作られていたのに。

驚くことに、私の会社には「パソコンより手書きのほうが早い」という人が結構います。見ていると本当に手で書く方が早くて驚いたのですが、他の会社にもこのような人って結構いるのかなと思いました。

会議資料作りの苦労

会議資料を作る際、チームメンバーから報告書や資料が送られてきますが、私を含めて、日本語が不自然なことが多いです。100人規模の会社なのに、日本語らしい、読みやすく意味が分かりやすい文章を書く人は、ほんの1～2人です。

私自身、文章を書くのが苦手で、そんな私でも理解できない資料が届くと、本当に困ります。どこをどう直せばいいのかもわからないため、会議の前週は資料作りが苦痛でした。

そんな状況だったので、「誰か交代してくれないかな」と思っていましたが、ついに交代のチャンスが。それは人間ではなく、生成AIです。

例えば、何を伝えたいのか分かりづらい資料があったとします。それを生成AIに「この文章を読みやすくして」とお願いすると、あっという間に綺麗な文章に変えてくれます。

これまで30分かけて悩んでいた資料が、わずか10秒で完成するのです。資料が多ければ多いほど、その効果は大きいです。短い文章でも、生成AIは意味を補完して加筆してくれることもあります。

最近は、ほとんどの資料作りを生成AIに任せています。複数人がバラバラに書いた文章を、まるで一人が書いたかのようにまとめてくれるので、大助かりです。

以前は嫌だった作業が、今では生成AIがどうまとめてくれるのか楽しみになりました。

ただ、「考える力が衰えるのでは？」という不安もあります。悩んでいた文章が数秒で出来上がるので、頭を使う必要がなくなってきています。

生成AIは間違いなく便利です。もし会社で使用が禁止されていなければ、ぜひ試してみることをおすすめします。

苦痛だった作業が、楽しく感じられるかもしれません。ただし、あまり上手にまとめすぎると、また資料作りを押し付けられる可能性があるので、そこは注意が必要です……。